Nachvollziehbarkeit in der Logistik: Was sich später belegen lässt

Stellen Sie sich vor, es ist Dienstagmorgen, und aus der Krankenhausapotheke kommt ein Anruf: Auf einer Station fehlt eine Kiste. Laut Plan wurde sie am Freitag geliefert. Wurde sie das wirklich? Jetzt beginnt die Suche, und sie hat ein grundsätzliches Problem: Sie kann nur finden, was am Freitag festgehalten wurde. Nicht mehr.

Was sich später über eine Lieferung sagen lässt, muss also in dem Moment festgehalten worden sein, in dem es geschah. Klingt banal. Ist es auch. Und trotzdem scheitern genau daran die meisten Nachweise.

Gesucht wird im Nachhinein. Gefunden wird nur, was vorher festgehalten wurde.

Warum die Suche immer zu spät beginnt

Die fehlende Kiste ist kein Sonderfall. Ob Arzneimittel, Laborprobe oder Sterilgutcontainer: Dass sie ankommen müssen, ist klar. Aber irgendwann, oft erst Wochen später, will jemand wissen: Wann war die Sendung wo? Wer hat sie übergeben? Was ist unterwegs passiert? Diese Fragen kommen nicht am selben Tag. Sie kommen mit einer Reklamation, in einem Audit oder dann, wenn etwas fehlt.

Dann sitzt jemand vor dem System und befragt eine Vergangenheit, die nicht mehr antworten kann. In der Physik kennt man das Prinzip aus der Thermodynamik: Ein Ei lässt sich verrühren, aber nicht wieder entrühren. Mit Information ist es nicht anders. Was in dem Moment niemand gemessen hat, kann auch später niemand messen. Keine Auswertung, so klug sie sein mag, holt es zurück.

Drei Wörter, die man auseinanderhalten muss

Im Physikpraktikum lernt man im ersten Semester eine Regel, die so einfach klingt, dass man sie für überflüssig hält: Schreiben Sie auf, was Sie gemessen haben. Nicht, was Sie glauben, gemessen zu haben. Für einen Nachweis in der Logistik ist das die wichtigste Regel überhaupt. Denn hinter jeder Angabe steckt eines von drei Dingen.

Warum ist das so wichtig? Weil ein Zustand falsch sein kann, ohne dass ein einziges Ereignis falsch war. Ein Beispiel: In vielen Systemen gilt eine Sendung als im Fahrzeug, sobald sie fest auf eine Tour geplant ist. Das ist ein Zustand, abgeleitet aus dem Plan. Ob die Kiste tatsächlich eingeladen wurde, sagt erst der Scan beim Beladen. Das ist ein Ereignis. Wer beides in einen Topf wirft, belegt am Ende etwas, das niemand gesehen hat.

Das Laborbuch

Wie man es richtig macht, weiß die Wissenschaft seit Langem. Im Labor führt man ein Laborbuch, und zwar nach strengen Regeln: gebundene Seiten, fortlaufend nummeriert. Geschrieben wird mit Tinte, jeder Eintrag bekommt ein Datum. Ein Fehler wird nicht ausradiert, sondern mit einem einzigen Strich durchgestrichen, sodass das Falsche lesbar bleibt. Daneben steht die Korrektur, mit Datum und Kürzel. Tipp-Ex gibt es nicht. Niemals.

Das wirkt pedantisch. Es hat aber einen guten Grund: Ein Laborbuch soll nicht nur zeigen, was am Ende herauskam, sondern auch, wie man dorthin gekommen ist, die Irrwege eingeschlossen. Es gibt Patentstreitigkeiten, die mit einem solchen Laborbuch entschieden wurden.

Im Kern steckt genau das hinter dem schönen Wort „revisionssicher“, das in Ausschreibungen so gern auftaucht. Der Begriff stammt aus der Archivierung und meint, dass Einträge vollständig, unverändert und über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar bleiben. Das verlangt mehr als eine Software. Ob ein Verfahren revisionssicher ist, hängt auch von Aufbewahrung, Zugriffsrechten und Organisation ab. Für die Software heißt es zunächst nur das, was jedes Laborbuch kann: Eine Änderung überschreibt nicht still, was vorher galt, sondern wird mit Person und Zeitpunkt festgehalten. Welche Aufbewahrung und welche Pflichtangaben ein Betrieb darüber hinaus braucht, legen wir im Projekt gemeinsam fest.

Was NUNAV ins Laborbuch schreibt

Einen Teil dieses Laborbuchs führt NUNAV im laufenden Betrieb selbst:

• Scans: Sendungen und einzelne Packstücke können beim Sortieren, Beladen und Entladen, bei der Zustellung oder als nicht zugestellt gescannt werden. Daraus entsteht je Sendung eine Zeitleiste.
• Stopps: Jeder abgeschlossene Stopp wird mit Zeitpunkt und Position aus der Fahrer-App gemeldet.
• Änderungen: Zu den Datensätzen gibt es eine Änderungshistorie, aus der hervorgeht, wer was wann geändert hat. Eine Änderung lässt sich dort auch zurücknehmen.
• Freigaben: Jeder Freigabeversuch einer Tour wird mit seinen Prüfbefunden, Bestätigungen und begründeten Übersteuerungen festgehalten.
• Zusagen: Welche Ankunftszeit wann zugesagt, korrigiert oder zurückgezogen wurde, bleibt zusammen mit der tatsächlichen Ankunft erhalten. Wie solche Zusagen entstehen, beschreibt der Artikel Ankunftsprognosen.

Ein Zeitstempel ist ehrlich, aber schweigsam

Ein Zeitstempel sagt: Um 9:52 Uhr ist etwas passiert. Er sagt nicht, warum. Und das Warum ist für die Auswertung oft wertvoller als jede Uhrzeit. „Lkw voll“, „Panne“, „Annahme nicht besetzt“: Erst solche Gründe zeigen, wo sich im Ablauf etwas ändern lässt. Ein Grund, den niemand aufgeschrieben hat, ist allerdings genauso verloren wie das verrührte Ei.

NUNAV zeigt an, warum ein Auftrag nicht eingeplant werden konnte, und verlangt eine Begründung, wenn eine blockierende Prüfung bei der Freigabe übersteuert wird. Die Disposition kann zu jeder Tour Notizen hinterlegen. Ein fester Katalog von Abweichungsgründen, Pflichtfelder je Sendungsbewegung oder eine Scanpflicht vor dem Abschluss eines Stopps lassen sich im Projekt festlegen und in einem angebundenen Scanner- oder Telematiksystem umsetzen.

Der letzte Meter: die Übergabe

Am Ende jeder Lieferung steht ein Moment, der sich nicht wiederholen lässt: die Übergabe. Wo dafür ein elektronischer Zustellnachweis mit Unterschrift, Name oder Foto gefordert ist, binden wir ihn im Projekt über die Schnittstellen an. Dabei gilt eine Faustregel: Der Nachweis gehört zu Tour, Stopp und Sendung. Ein Nachweis, der allein in einem weiteren System liegt, ist wie eine Seite, die aus dem Laborbuch herausgerissen wurde. Sie mag stimmen, aber niemand kann mehr zeigen, wohin sie gehört.

Die entscheidende Frage

Für die Nachvollziehbarkeit ist deshalb weniger entscheidend, wie viele Daten ein System speichert. Speicher ist billig. Die wichtigere Frage lautet: Wird unterwegs festgehalten, wonach später gefragt wird?

Wie wir unterstützen

Was festgehalten werden muss, ergibt sich aus den Fragen, die später gestellt werden. Man beginnt also, ganz wissenschaftlich, mit der Frage und nicht mit den Daten:

• Bestandsaufnahme: Welche Fragen müssen sich später beantworten lassen, intern, gegenüber Auftraggebern und im Audit?
• Festlegung: Gemeinsam bestimmen wir, welche Ereignisse, Gründe und Pflichtangaben zu welcher Sendungsbewegung gehören.
• Anbindung: Scanner, Telematik, Zustellnachweis und vorhandene Systeme werden über die Schnittstellen mit NUNAV verbunden.