Krankenhauslogistik: Fünf Transportarten in einem Plan

Wer ein Krankenhaus versorgt, plant nicht eine Tour, sondern viele. Sie fahren dieselben Häuser an, folgen aber verschiedenen Regeln.

Mahlzeiten kommen zwei- bis dreimal am Tag auf die Stationen. Sterilgut pendelt zwischen den Operationssälen und der Aufbereitung. Wirtschafts- und Bürobedarf, Medikalprodukte und Gefahrgut kommen aus dem Lager, Arzneimittel aus der Apotheke, teils gekühlt bei 2 bis 8 °C. Dazu kommen Laborproben, Zytostatika, die Belieferung von Arztpraxen und Fahrten für das Archiv.

Jede dieser Transportarten ist für sich gut organisiert. Zusammen ergeben sie einen Tag, an dem dasselbe Haus mehrmals angefahren wird, oft von verschiedenen Fahrzeugen, manchmal im Abstand von wenigen Minuten.

Der Fahrplan in der Tabelle

Geplant wird das vielerorts in einer Tabelle. Intern heißt sie nicht selten „Busfahrplan“, und der Name passt: feste Abfahrtszeiten, feste Reihenfolgen, jeden Tag dieselben Linien.

Ein solcher Fahrplan hat Vorteile. Jede und jeder kann ihn lesen, und er hält fest, was sich über Jahre bewährt hat. Er hat aber auch eine Grenze. Er beschreibt, wann gefahren wird. Warum so gefahren wird, steht nicht darin.

Ob die Apothekenfahrt um zehn Uhr mit der Medical-Fahrt um Viertel nach zehn zusammengelegt werden könnte, lässt sich aus der Tabelle nicht ablesen. Dafür müsste man wissen, welche Fahrzeuge beide Ladungen tragen dürfen, wie viel Platz sie brauchen und wann sie spätestens ankommen müssen. Dieses Wissen steht meist nicht in der Tabelle, sondern in den Köpfen der Disposition. Wie bei gelernten Lieferzeiten muss es deshalb zuerst wieder sichtbar werden.

Ein Fahrplan beschreibt, wann gefahren wird. Eine Planung muss auch wissen, warum.

Was sich ein Fahrzeug teilen darf

Die naheliegende Idee ist Bündelung. Fahren zwei Transporte dasselbe Haus zu ähnlicher Zeit an, reicht vielleicht ein Fahrzeug. Das spart Kilometer, Fahrzeuge und Arbeitszeit.

In der Krankenhauslogistik ist diese Idee allerdings nur so gut wie die Regeln, die sie begrenzen. Benutztes Instrumentarium fährt geschlossen und getrennt vom aufbereiteten Sterilgut. Sterilgut wird oft beheizt transportiert, weil Kondenswasser die Verpackung durchfeuchten kann, und feuchte Sterilgutverpackungen gelten als nicht mehr steril. Arzneimittel verlangen den passenden Temperaturbereich, Gefahrgut ein entsprechend ausgerüstetes Fahrzeug und geschultes Personal. Speisen müssen zur Ausgabezeit auf der Station sein, nicht irgendwann am Vormittag.

Welche Transporte sich ein Fahrzeug teilen dürfen, ist deshalb zunächst keine Frage der Optimierung. Es ist eine Frage des Regelwerks. Erst wenn es feststeht, kann die Optimierung darin nach der besten Bündelung suchen.

In NUNAV wird dieses Regelwerk als Anforderungen und Eigenschaften hinterlegt. Ein Auftrag verlangt etwa Kühlung oder eine Hygieneschulung. Ein Fahrzeug bietet einen beheizten oder gekühlten Laderaum, das Fahrpersonal die passende Schulung. Fächer im Fahrzeug nehmen jeweils nur eine Art von Ladung auf. Geplant wird nur, was zueinander passt. Wie das im Einzelnen funktioniert, beschreibt der Artikel Regeln in der Tourenplanung.

Sterilgut zeigt außerdem, dass Bündelung nicht nur zwischen Transportarten stattfindet. Der Sterilgutkreislauf ist Abholung und Zustellung zugleich: Aufbereitetes Instrumentarium kommt in den OP, benutztes geht zurück in die Aufbereitung. In NUNAV stehen Abholungen und Zustellungen deshalb im selben Plan.

Ein Leitstand für alle Transporte

Ist der Plan gemacht, beginnt der eigentliche Tag. Für die Disposition zählen dann andere Fragen. Wo ist welches Fahrzeug? Wann kommt die nächste Lieferung auf der Station an? Und wann ist das Fahrzeug zurück im Lager, damit die nächste Ladung vorbereitet werden kann?

Dafür braucht es einen gemeinsamen Blick auf alle Transporte, nicht fünf Listen. In NUNAV laufen die Positionen der Fahrzeuge aus der Fahrer-App auf einer Karte zusammen. Jeder Stopp hat eine Ankunftsprognose, die mit dem Verkehr und dem Verlauf der Tour fortgeschrieben wird. Auch das Tourende im Depot ist ein geplanter Zeitpunkt und wird mit jeder Neuberechnung aktualisiert. Wie solche Prognosen entstehen und wie sicher sie sind, beschreibt der Artikel Ankunftsprognosen.

Zum Leitstand gehört auch das Wissen über die Häuser selbst. Wo ist die Anlieferzone? Wann ist die Warenannahme besetzt? Wer ist ansprechbar, und gibt es einen Lageplan? In NUNAV hat jeder Standort ein solches Profil, mit Öffnungs- und Sperrzeiten, Hinweisen zur Zufahrt, Kontakten und Dateianhängen. Das Wissen hängt dann am Standort und nicht an der Person, die ihn kennt.

Für mehrere Standorte, Kliniken oder Auftraggeber trennt NUNAV die Daten nach Organisation, Region und Depot. Rollen legen fest, wer plant, wer steuert und wer nur Leserechte hat.

Was im Projekt dazukommt

Krankenhauslogistik bringt Anforderungen mit, die über Planung und Steuerung hinausgehen. Gefragt sind etwa ein elektronischer Zustellnachweis mit Quittierung bei Ankunft, Temperaturdaten aus dem Kühlaufbau, Warnungen bei Stillstand mit festen Eskalationsketten, ein Zugang, über den Transportpartner ihre Aufträge selbst übernehmen und abrechnen, oder die Prüfung von Zahler und Kostenstelle bei Sonderfahrten.

Solche Anforderungen lassen sich im Projekt abbilden. NUNAV stellt dafür Schnittstellen bereit, über die Aufträge, Ereignisse und Zeiten mit den Systemen ausgetauscht werden, die im Haus bereits vorhanden sind oder gemeinsam festgelegt werden. Was davon gebraucht wird und in welcher Tiefe, klären wir am konkreten Ablauf. Welche Spuren NUNAV selbst festhält, beschreibt der Artikel Nachvollziehbarkeit in der Logistik.

Die entscheidende Frage

Für die Krankenhauslogistik ist deshalb weniger entscheidend, wie viele Transporte ein Haus am Tag anfahren. Die wichtigere Frage lautet: Sieht die Planung alle Transporte eines Hauses gemeinsam?

Wie wir unterstützen

Der Wechsel vom Fahrplan zur gemeinsamen Planung gelingt nicht auf einmal. Wir begleiten ihn in drei Schritten:

• Bestandsaufnahme: Welche Transporte fahren heute wann, mit welchen Fahrzeugen, zu welchen Häusern? Wir werten den bestehenden Fahrplan und die gefahrenen Touren aus.
• Regelwerk: Gemeinsam legen wir fest, welche Transporte sich ein Fahrzeug teilen dürfen, welche Anforderungen Fahrzeuge und Personal erfüllen müssen und welche Zeiten fest sind.
• Betrieb: Planung, Live-Karte, Prognosen und Standortwissen laufen in einem System zusammen. Die vorhandenen Systeme werden über Schnittstellen angebunden.